De ultieme ZZP-checklist, deel 5: hoe stel ik een correcte factuur op?

Heb je als startende ondernemer je eerste opdracht uitgevoerd? Gefeliciteerd, een mooie mijlpaal! Nu wil je de geleverde diensten of producten in rekening brengen. Welke gegevens moeten er minimaal op de factuur staan? En welke gegevens zijn niet verplicht, maar wel aan te raden? We leggen het je uit!

Als ondernemer ben je verplicht een correcte administratie bij te houden. Ook van je facturen. Wist je dat er wettelijke regels gelden voor een factuur? De Belastingdienst verwacht dat je op een factuur bepaalde basisgegevens vermeldt, zoals een opeenvolgend nummer. Met een duidelijke en correcte factuur maak je het de klant bovendien zo makkelijk mogelijk om jou te betalen. Zo vergroot je de kans dat jij op tijd kunt beschikken over je verdiensten.

Basisvereisten voor de factuur

Welke gegevens mogen niet ontbreken op de factuur? De website van de Belastingdienst toont je een overzicht van de wettelijke factuureisen en al eerder schreven we erover. Toch is het goed om bij dit veelgevraagde en bezochte onderwerp nog een keer stil te staan.

Jouw volledige gegevens
Vermeld in elk geval je bedrijfsnaam en het adres waarop je onderneming gevestigd is, het KvK-nummer en het btw-nummer. Je kunt het KvK-nummer van jouw onderneming terugvinden in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Het btw-nummer staat ook op alle brieven die jouw onderneming van de Belastingdienst ontvangt.

De volledige (bedrijfs)naam en het complete adres van de klant
Heb je alleen een postbusnummer van de klant? Vraag na waar de onderneming is gevestigd. Je kunt het adres ook controleren in het handelsregister.

De factuurdatum
Wanneer is de factuur uitgereikt? Op deze datum gaat de betalingstermijn in.

Het factuurnummer
Gebruik een unieke en opeenvolgende nummering. Dit is handig om de factuur te kunnen verwerken, maar ook om naar te kunnen verwijzen als je vragen hebt over de betaling.

Een omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd
Wees zo concreet mogelijk. Beschrijf welke diensten of producten de klant heeft afgenomen en wanneer de levering heeft plaatsgevonden. Vergeet ook het aantal producten of diensten niet, zodat hier geen discussie over kan ontstaan.

Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag
Welk bedrag breng je in rekening? Vermeld hierbij ook het btw-percentage (0%, 6% of 21%) en het btw-bedrag.

Tips voor de factuur

Voldoet jouw factuur aan de basiseisen? Dan ben je in principe klaar. Toch is het verstandig om op je facturen standaard een aantal aanvullende gegevens op te nemen, zoals een vervaldatum, een telefoonnummer en een contactpersoon (bij een grote klant). Wij geven je een aantal tips voor je factuur. Niet verplicht, wél handig:

Gebruik zakelijk briefpapier met het logo en de volledige gegevens van je bedrijf. Dat maakt een professionele indruk, versnelt het facturatieproces en voorkomt typfouten in je bankrekeningnummer. Let op: omdat het huidige btw-nummer het Burgerservicenummer (BSN) bevat, krijgen alle eenmanszaken in Nederland uit privacyoverwegingen voor 1 januari 2020 een nieuw btw-nummer. Wil je met je eenmanszaak zakelijk briefpapier bij laten drukken maar heb je nog een voorraadje? Wacht dan dus liever nog een paar maanden: dan kun je meteen je nieuwe btw-nummer opnemen.
Vermeld niet alleen de naam en het adres van je onderneming, maar ook het telefoonnummer en e-mailadres. Zijn er vragen over de factuur? Dan kan de klant makkelijk navraag doen.
Is de factuur gericht aan een grote organisatie? Informeer of je een bepaald kenmerk of kostenplaatsnummer nodig hebt. Vermeld ook een afdeling of contactpersoon. Maak het zo makkelijk mogelijk. Zo voorkom je dat je factuur blijft liggen of gaat rondzwerven binnen een organisatie, zonder dat iemand zich verantwoordelijk voelt voor de betaling.
Vermeld op de factuur ook altijd het totaalbedrag van de factuur inclusief btw: dit is het bedrag dat de klant aan jou moet overmaken. Het zou vervelend zijn als de klant zich vergist en bijvoorbeeld alleen het bedrag exclusief btw betaalt.
Vergeet je zakelijke bankrekeningnummer en betalingsvoorwaarden niet. Je kunt het kort houden: ‘betaling binnen 30 dagen’. Bereken en vermeld ook een vervaldatum, zodat de klant precies weet wanneer de factuur moet zijn voldaan. Dit voorkomt discussies.
Heb je een offerte opgesteld en is de klant hiermee akkoord gegaan? Vermeld dan het offertenummer. Zorg ervoor dat de beschrijving van de werkzaamheden op de factuur overeenkomt met de beschrijving in de offerte.

Meer weten?

Wil je graag een voorbeeld zien van een goede factuur? Bekijk de voorbeeldfactuur uit het Startersmagazine 2019 van de Kamer van Koophandel.

Hulp nodig?

Wil je als ZZP’er een goede basis creëren? Zorg dat je investeert in een deskundig en betrouwbaar administratiekantoor. Zoek een NOAB-kantoor bij jou in de buurt.

Lees meer artikelen van deze serie:

Dit bericht wordt verzorgd door NOAB. BASO is NOAB gecertificeerd.

29 maart 2019 | NOAB