De ultieme ZZP-checklist, deel 4: tips voor het opstellen van een offerte

Je bent gestart als ZZP’er en wilt graag aan de slag. Een potentiële klant benadert je voor een mogelijke opdracht en informeert naar de mogelijkheden. Met een offerte doe je een passend aanbod. Maar hoe stel je zo’n offerte op? Wat is eigenlijk een goede offerte? En hoe maak je een goede indruk?

Breng de wensen van de klant in kaart

Een offerte is een vrijblijvend voorstel, toegespitst op een specifieke klus. Zorg daarom dat je een goed beeld hebt van de wensen van de klant voordat je aan de slag gaat. Ben je bijvoorbeeld grafisch vormgever en maak je een offerte voor het ontwerpen van een uitnodiging voor een congres? Dan wil je weten of de klant verwacht dat je alleen het ontwerp levert of bijvoorbeeld ook het drukwerk verzorgt. Verzamel voldoende informatie, zodat je een concreet en gericht aanbod kunt doen. Dat doe je door vragen te stellen, zodat je precies weet wat de klant van jou verwacht. Levert de klant bijvoorbeeld materialen of komen die voor jouw rekening? En wordt reistijd vergoed of niet?

Tip: soms heb je zóveel werk te doen voor het voorbereiden en samenstellen van een offerte, dat het uitbrengen van de offerte óók van waarde kan zijn. Je ziet dit bijvoorbeeld wel eens in de bouwsector: zij berekenen kosten voor het maken van de offerte (veel uitzoek/maatwerk) en deze kosten vervallen bij opdracht. Wordt het geen opdracht, dan heb je in ieder geval je gedegen voorbereiding vergoed gekregen.

Het is misschien niet voor iedereen weggelegd, maar het kan het overwegen waard zijn. Een clausule als deze zorgt voor strengere selectie aan de kant van de klant. En het zegt ook iets over hoe serieus je prijsopgaves en offertes neemt.

Zorg voor een helder en volledig aanbod

Heb je de wensen van de klant in beeld? Dan kun je aan de slag met de offerte. Gebruik zakelijk briefpapier en vermeld in ieder geval de gegevens van de klant, de datum, het offertenummer en de geldigheidsduur van de offerte. Laat ruimte over voor een handtekening en datum van ondertekening. Geef een duidelijke omschrijving van de werkzaamheden. Zo laat je zien dat je de vraag begrijpt én voorkom je misverstanden. Beschrijf je werkwijze en vertel wat de klant kan verwachten. Splits de werkzaamheden uit in verschillende onderdelen met bijbehorende prijzen. Vergeet bij de prijzen niet het exclusieve btw-bedrag en de btw-code te vermelden. Valt je offerte hoger uit dan het beschikbare budget? Dan kan de klant overwegen om bepaalde onderdelen te laten vervallen. Bekijk ook de voorbeeldofferte uit het Startersmagazine 2019 van de Kamer van Koophandel.

Denk goed na over je tarief

Vaak zal een klant meerdere offertes opvragen en de voorstellen naast elkaar leggen. Als je net gestart bent als ondernemer en niet kunt wachten om aan de slag te gaan, dan kan het verleidelijk zijn om een laag tarief te vragen. Toch maak je daarmee niet automatisch de beste indruk. Beschouw een offerte als visitekaartje en een manier om een potentiële klant te overtuigen van jouw expertise. Bedenk ook dat je niet makkelijk terug kunt. Ben je een aantrekkelijk tarief overeengekomen en leidt de offerte tot een langdurige samenwerking? Dan snijd je jezelf in de vingers. Zet dus niet zomaar een lage prijs op de offerte, maar hanteer een marktconform tarief. Of maak een staffelprijs. Of stel een ‘strippenkaart’ voor. Hulp nodig? Lees ons blog over hoe je als ZZP’er je uurtarief bepaalt en bekijk het rekenvoorbeeld.

Maak je algemene voorwaarden onderdeel van de offerte

Heb je algemene voorwaarden opgesteld met de regels die je hanteert als je in zee gaat met een klant? Neem een verwijzing op in je offerte en voeg ze toe als bijlage. Wil je van een bepaalde voorwaarde afwijken? Bijvoorbeeld omdat je een langere levertijd afspreekt? Vermeld dit dan duidelijk in de offerte: in afwijking van artikel X, komen wij overeen dat de levering plaatsvindt binnen X dagen.

Vraag de klant de offerte te ondertekenen

Is de klant overtuigd van jouw aanbod? Gefeliciteerd! Vraag de klant de offerte te ondertekenen. Is de offerte ondertekend door een bevoegd persoon? (dus niet door een receptionist of stagiair), dan heb je een juridische overeenkomst en kun je aan de slag.

Hulp nodig?

Wil je als ZZP’er een goede basis creëren? Zorg dat je investeert in een deskundig en betrouwbaar administratiekantoor. Zoek een NOAB-kantoor bij jou in de buurt.

Lees meer artikelen van deze serie:

Dit bericht wordt verzorgd door NOAB. BASO is NOAB gecertificeerd.

11 maart 2019 | NOAB