Een goede opdrachtbevestiging voor dienstverleners

Waarom is een opdrachtbevestiging tussen jou en je opdrachtgever zo enorm belangrijk? Hoe stel je een goede opdrachtbevestiging op? Maar ook: wie stelt de opdrachtbevestiging eigenlijk op en is een digitale ondertekening voldoende? In deze blog behandelen we deze aspecten van de opdrachtbevestiging bij dienstverlening.

Het belang van een opdrachtbevestiging

Een opdrachtbevestiging is een schriftelijke vastlegging tussen jou en je opdrachtgever. Hierin staan de verschillende voorwaarden op papier die je eerder mondeling met je opdrachtgever overeengekomen bent.

De belangrijkste doelstelling van een opdrachtbevestiging is het creëren van duidelijkheid voor beide partijen. Door een opdrachtbevestiging is het voor je opdrachtgever duidelijk wat hij van jou kan verwachten, maar aan de andere kant weet jij ook wat je van je opdrachtgever kunt verwachten.

In de praktijk wordt een dergelijke bevestiging nog wel eens achterwege gelaten omdat er sprake zou zijn van ‘een goede vertrouwensband’. Ook in deze gevallen hameren we op een opdrachtbevestiging. Want deze is ook van belang als er ooit sprake is van onenigheid tussen beide partijen. Wanneer dit ontstaat, staat de bekende vertrouwensrelatie vaak onder druk en is er onduidelijkheid over de eerder gemaakte afspraken.

Het op papier zetten van de afspraken is dus niet alleen een formele bevestiging, maar zorgt ook voor vertrouwen in de samenwerking in de toekomst.

De inhoud van een goede opdrachtbevestiging

De volgende zaken worden veelal opgenomen in een opdrachtbevestiging. Wil je gebruikmaken van een modelovereenkomst? Raadpleeg dan je NOAB-adviseur, zij kunnen je hiermee helpen.

Een duidelijke beschrijving van de diensten die je gaat uitvoeren. Wees hierin zo specifiek mogelijk, dus geef bijvoorbeeld de doelstellingen, tijdsduur, uitvoeringsdatum, locatie of hulpmiddelen aan.
De startdatum en geldigheidsduur van de opdrachtbevestiging.
De overeengekomen vergoeding die je voor je diensten krijgt. Geef tevens duidelijk aan of dit bedrag in- of exclusief btw is en wat de afspraken zijn over eventuele transport-, reis-, verblijfs- of parkeerkosten.
En ook al verwacht je ze misschien niet: geef aan wat de prijs is bij eventueel meerwerk. Wanneer je bijvoorbeeld veel meer tijd dan verwacht moet besteden aan het uitvoeren van de opdracht, is sprake van meerwerk. Neem de bepalingen en een uurtarief hiervoor op in de opdrachtbevestiging.
Bepalingen met betrekking tot de betaalwijze en facturatie. Geef hierin aan op welke wijze je gaat factureren, bijvoorbeeld iedere maand achteraf of met een facturatieschema van 10/40/50 procent, in deelfacturen. Geef ook de betaaltermijn in dagen weer.
De algemene voorwaarden. Deze stuur je als aparte bijlage mee. Vermeld in de opdrachtbevestiging dat wanneer de opdrachtgever de opdrachtbevestiging ondertekent, hij automatisch ook akkoord is met de bijbehorende algemene voorwaarden.
De ontbindende voorwaarden waarin je aangeeft wanneer de opdrachtbevestiging kan worden beëindigd. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer je opdrachtgever je vraagt om binnen een onredelijke en niet vooraf afgesproken termijn op te leveren.
Vervanging als je ziek bent

Een taak van…

Wie stelt een opdrachtbevestiging eigenlijk op? Doe jij dat als opdrachtnemer of is dat een taak van de opdrachtgever?

In veel gevallen ben jij als dienstverlener degene die de opdrachtbevestiging opstelt. Maar het kan ook zo zijn dat je voor grotere bedrijven werkt, die zelf opdrachtbevestigingen hebben.

Lees deze wel aandachtig door en ga na of je je kunt vinden in de voorwaarden. Heb je hier twijfels over? Neem dan contact op met je NOAB-adviseur.

Digitaal ondertekenen

Steeds meer opdrachtbevestigingen worden digitaal verstrekt en ondertekend. In Nederland is in de wet geregeld dat een elektronische handtekening dezelfde juridische geldigheid heeft als de handgeschreven handtekening. Het volledig digitaal ondertekenen van een opdrachtbevestiging is daarmee voldoende.

Let op: zorg wel dat je voor een digitale handtekening voldoet aan de voorwaarden, namelijk:

Voldoende betrouwbaar;
Authenticatie van de ondertekenaars; en
Identiteit van de ondertekenaars blijft voldoende gewaarborgd.

Veelgebruikte applicaties voor het digitaal ondertekenen van documenten zijn bijvoorbeeld SignRequest, DocuSign, Ondertekenen, Profsign of GlobalSign.

Wet DBA

De Wet DBA was in het leven geroepen om de VAR te vervangen en om vast te leggen dat geen sprake is van loondienst bij inhuur van bijvoorbeeld een ZZP-er. Hierbij hanteert de Belastingdienst de volgende drie voorwaarden, waarbij geen sprake is van loondienst indien aan minimaal 1 van de 3 volgende voorwaarden is voldaan:

De opdrachtnemer is vrij vervangbaar;
De opdrachtnemer werkt niet onder het gezag van een opdrachtgever; of
Er is geen sprake van loon.

Twijfel je of je voldoet aan één of meer van bovengenoemde voorwaarden? Dan heeft de Belastingdienst modelovereenkomsten opgesteld die gebruikt kunnen worden tussen opdrachtnemer en opdrachtgever om (fictieve) dienstbetrekking of schijnzelfstandigheid te voorkomen. Kijk op de website van de Belastingdienst voor deze modelovereenkomsten.

De Wet DBA wordt uitgesteld tot in ieder geval 1 januari 2020, maar de Belastingdienst handhaaft wel in het geval van kwaadwillendheid op het gebied van:

Een (fictieve) dienstbetrekking;
Evidente schijnzelfstandigheid; of
Opzettelijke schijnzelfstandigheid.

De Belastingdienst heeft aangegeven geen boetes of naheffingen op te leggen tot in ieder geval 1 januari 2020 (met uitzondering van bovengenoemde kwaadwillendheid).

Ook heeft de Belastingdienst een checklist op basis waarvan je kunt nagaan of sprake is van loondienst.

Vragen

Heb je vragen over het opstellen van een goede opdrachtbevestiging? Of wil je gebruikmaken van modelovereenkomsten? Neem dan contact op met je NOAB-adviseur.

Dit bericht wordt verzorgd door NOAB. BASO is NOAB gecertificeerd.

18 april 2018 | NOAB