White paper: De inrichting van je administratie

In een eerdere blog schreven we over de start van je onderneming en de inrichting van je administratie. In dit white paper gaan we dieper in op de aspecten van je administratie waar je als ondernemer mee te maken krijgt.

Het belang van je administratie

Het voeren van je administratie is een belangrijk onderdeel van het ondernemerschap. Niet alleen omdat er vanuit de Belastingdienst verplichtingen zijn om een controleerbare administratie te voeren, maar ook voor je eigen inzicht in de financiële gezondheid van je onderneming.

In een eerdere blog beschreven we de minimale eisen die de Belastingdienst stelt aan de inrichting van je administratie, de verplicht te bewaren documentatie en de eisen die de Kamer van Koophandel stelt aan het deponeren van je jaarcijfers.

Wanneer je deze zaken op orde hebt, kun je toch tegen een aantal nieuwe zaken aanlopen wat betreft je administratie. We komen er verschillende in de praktijk tegen. Hierbij valt te denken aan:

• Wanneer schakel je over van Excel naar een boekhoudpakket?
• Welke functionaliteiten kent een boekhoudpakket?
• Hoe kies je een goed boekhoudpakket?
• In hoeverre kun je je administratie digitaliseren?
• Hoe zit het met de hosting van de software?
• Wanneer schakel je een boekhouder in?
• Hoe kan een NOAB-adviseur je helpen bij de inrichting van je administratie en keuze van een boekhoudpakket?

Overschakelen van Excel naar een boekhoudpakket

Vooropgesteld: Excel is een fijn pakket waarin heel veel mogelijk is en waar je gedurende lange tijd je basisadministratie in kunt verwerken. Daarin schuilt ook meteen het gevaar: doordat het zo eenvoudig is in gebruik, kun je hier als ondernemer te lang mee blijven werken, terwijl juist een boekhoudpakket veel voordelen kan bieden. Over deze voordelen meer bij de functionaliteiten van een boekhoudpakket. Daarnaast is je administratie voeren in Excel een erg handmatig proces, waarbij de kans op onbedoelde fouten groter is dan in een boekhoudpakket.

Er is echter niet één universeel moment aan te wijzen wanneer het meest geschikte moment is om over te stappen van Excel naar een boekhoudpakket. Dit moment is sterk afhankelijk van bijvoorbeeld:

• Complexiteit van je administratie: hoe complexer je administratie, hoe eerder je baat hebt bij een boekhoudpakket. Verkoop je dienstverlening met verschillende prijzen in het binnen- en buitenland, dan zal je bijvoorbeeld sneller baat hebben bij een boekhoudpakket dan wanneer je luxegoederen verkoopt waarbij je ongeveer twee transacties per maand hebt.
• Inzicht in en kennis van cijfers: dit is sterk afhankelijk van je eigen voorkeuren. Ben je gewend om te werken met Excel en ken je alle ins en outs van Excel? Dan is de kans groter dat je langer door blijft werken met Excel. Wil je echter bijvoorbeeld dat je periodieke btw-aangifte automatisch uit een systeem komt? Dan gaat een overstap naar een boekhoudpakket je zéker helpen. Oók om je eraan te herinneren die btw op tijd te betalen.
• Voeren van je administratie: houd je zelf je administratie bij of heb je hiervoor een boekhouder ingeschakeld? Wanneer je de administratie uit handen hebt gegeven is het overstappen naar een boekhoudpakket meer voor de hand liggend, omdat jij en je boekhouder dan samen in het pakket kunnen werken. Je voorkomt hiermee dat je Excelbestanden over en weer aan het sturen bent. Meer hierover staat in de paragraaf ‘hosting van je software’.

Twijfel je of nu het juiste moment is om over te stappen naar een boekhoudpakket? Neem dan contact op met je NOAB-adviseur om hier samen over te praten.

De functionaliteiten van een boekhoudpakket

Voordat je een boekhoudpakket gaat kiezen, is het goed om te weten dat er vaak meer kan dan je denkt. De keuze in software is enorm en de functionaliteiten die daarbij horen ook. Hieronder vind je een overzicht van mogelijke functionaliteiten.

• Periodieke balans en winst- en verliesrekening. Op ieder geschikt moment kun je een overzicht maken van je balans en winst- en verliesrekening zodat je weet hoe je onderneming ervoor staat.
• Openstaande posten te betalen en te ontvangen (debiteuren en crediteuren) op ieder gewenst moment inclusief vervaldatum. Hiermee heb je direct een goed overzicht van de klanten die nog niet betaald hebben en op basis waarvan je dus actie kunt ondernemen.
• Hieruit blijkt je huidige cashflow, maar ook je toekomstige cashflow op basis van je openstaande posten te betalen en te ontvangen.
• Koppeling met je bankpakket. Afhankelijk van je bankpakket, kun je een automatische koppeling instellen of de afschriften inlezen.
• Je uren eenvoudig bijhouden zodat je kunt zien of je voldoet aan het urencriterium. Maar ook kun je door het bijhouden van je uren zien hoe efficiënt je werkt. Ten slotte kun je vanuit je urenregistratie de uren direct factureren aan klanten op het moment dat je factureert op basis van uren maal tarief.
• Op artikelniveau is zichtbaar hoeveel voorraad er nog aanwezig is en op welke locatie. In veel pakketten kun je tevens instellen dat je een melding krijgt wanneer je voorraad onder de ijzeren voorraad komt zodat je weet dat je weer moet bestellen.
• Versturen van verkoopfacturen. Vanuit veel pakketten kun je automatisch je verkoopfacturen maken en versturen naar je klant: geprint per post of direct via e-mail.
• Verwerken van inkoopfacturen. Veel pakketten hebben een optie voor scan en herken. Je scant (of neemt een foto) van de inkoopfactuur en de software doet een voorstel voor de boeking.
• Voor projectorganisaties bestaat de mogelijkheid om verschillende projecten aan te maken met daaraan gekoppeld een voor- en nacalculatie.
• Ben je veel onderweg? Dan komt een app zeker handig uit. Op je telefoon kun je zien of je klant al betaald heeft, hoe je omzet is geweest deze periode en welke facturen je nog moet betalen.
• Koppeling met leveranciers of klanten. Sommige klanten of leveranciers willen een automatische koppeling met jouw boekhoudpakket. Er zijn bijvoorbeeld multinationals die dit als eis stellen voordat ze zaken met je gaan doen.

Heb je nog meer functionaliteiten die je graag zou zien in je boekhoudpakket? Neem contact op met je NOAB-adviseur. Er is namelijk veel meer mogelijk dan je denkt en specifieke zaken die voor jouw onderneming handig zijn, zijn vaak ook mogelijk.

De keuze van een goed boekhoudpakket

Ben je er eenmaal over uit dat je over gaat stappen naar een boekhoudpakket? Besteed dan voldoende tijd en aandacht aan de keuze van je boekhoudpakket. Je kiest een pakket namelijk voor een lange tijd: wanneer je eenmaal een pakket hebt gekozen en hebt ingericht, is de kans klein dat je dit na een tijdje gaat omzetten naar een ander pakket.

Zet hiervoor op een rijtje wat je wensen zijn ten aanzien van je boekhoudpakket. Denk bijvoorbeeld aan:

• Hoe wil je voornamelijk te werk gaan (digitaal of papieren versies)?
• Welke overzichten wil je dat je administratie kan tonen? Raadpleeg dan ook de verschillende functionaliteiten zoals bovenstaand genoemd.
  • Balans
  • Winst- en verliesrekening
  • Openstaande posten debiteuren en crediteuren
  • Voorraadposities
  • Liquiditeit en solvabiliteitsoverzichten
  • Kengetallen zoals quick en current ratio
  • Btw-aangifte
• Hoeveel wil je handmatig kunnen doen in je administratie (bijvoorbeeld handmatige boekingen)?
• Wil je dat het pakket ook verkoopfacturen kan maken en versturen?
• Hoe wil je je inkomende facturen inboeken en verwerken (door middel van inscannen? Of via een app?)?
• Wil je ook je uren kunnen bijhouden in het pakket? Bijvoorbeeld om je uren ten behoeve van het urencriterium bij te kunnen houden.
• Heb je online betaalmogelijkheden op je website? Dan wil je een koppeling tussen deze betaalapplicatie en je boekhoudpakket.
• Hoeveel administraties wil je verwerken in het pakket? Bijvoorbeeld wanneer je meerdere werkmaatschappijen hebt.

Heb je je wensen op een rijtje staan, maak dan een shortlist van boekhoudpakketten. Gezien de grote hoeveelheid aan beschikbare boekhoudpakketten, is er altijd wel een pakket dat voldoet aan je eisen. Neem ook de kosten op van de verschillende pakketten, uiteraard een belangrijk criterium. Zorg er hierbij wel voor dat je de vergelijking zuiver maakt. Zo lijken sommige pakketten op het eerste gezicht namelijk goedkoper. Maar kijk je verder, dan zie je dat er, bijvoorbeeld, maar een beperkt aantal transacties per maand gemaakt mogen worden voor dit bedrag.

De digitale administratie

Je administratie volledig digitaliseren, mag dat van de Belastingdienst? De Belastingdienst zegt inderdaad dat je je administratie digitaal mag bewaren. Krijg je documentatie origineel op papier (bijvoorbeeld bij sommige communicatie met de Belastingdienst zelf), dan dien je deze op papier te bewaren.

Een volledig digitale administratie is steeds meer de normale gang van zaken geworden. Als je kijkt naar de grote hoeveelheid opties die je hebt voor het voeren van een digitale administratie, is dat ook niet verwonderlijk.

Inkomende facturen kun je vaak direct scannen en uploaden naar je administratie. Hierbij heeft veel software een scan en herken functie waarbij automatisch een voorstel wordt gegeven voor een boeking, dus op welke grootboekrekening komen de kosten terecht. Verkoopfacturen kun je tevens volledig digitaal maken en versturen via e-mail. Het uitprinten en per post versturen is daarmee niet meer nodig.

Dus wil je volledig digitaal werken? Dan biedt de software voldoende mogelijkheden en staat je dit zeker niet in de weg. Wil je meer tips over digitaal werken? Neem dan contact op met je NOAB-adviseur.

Hosting van software

Ook de keuze voor de hosting van de software die je gaat gebruiken is een belangrijke overweging bij de keuze van je boekhoudpakket. Je keuzes zijn grofweg te verdelen in: online software, lokaal geïnstalleerde software en gehoste software.

Online software
Online software wordt gevoerd in de cloud. Je sluit dan in de regel een abonnement af waardoor je een grote mate van flexibiliteit behoudt. Je gegevens kun je benaderen door in te loggen via de browser of via een app.

Het grote voordeel van online software is de flexibiliteit. Dit geldt voor zowel de abonnementsvorm als de inlogmogelijkheden. Op verschillende locaties is het mogelijk in te loggen, mits je beschikt over internet. Daarnaast is het tevens mogelijk om samen met je boekhouder in te loggen op hetzelfde systeem.

Dergelijke pakketten zijn veelal standaard software waar weinig tot geen eigen aanpassingen in mogelijk zijn. Heeft je onderneming behoefte aan specifieke eisen, overleg dan met je NOAB-adviseur voor de beste optie.

Gehoste of lokaal geïnstalleerde software
Op het moment dat je software draait op een server op jouw locatie, bijvoorbeeld op kantoor, spreken we van lokaal geïnstalleerde software. Je dient deze zelf te (laten) installeren en vraagt daarom een veel grotere investering dan online software.

Gehoste software is wat dat betreft hetzelfde als lokaal geïnstalleerde software, met als grote verschil dat gehoste software draait op een server van de leverancier en dat deze server niet op jouw locatie staat.

Online gebruikmaken van je pakket kan vaak wel, echter dien je gebruik te maken van een beveiligde verbinding, bijvoorbeeld via VPN. Het voordeel van dergelijke software is dat je de regie in eigen hand hebt en dat je vaak meer maatwerkmogelijkheden hebt.

Stem met je NOAB-adviseur af in hoeverre het voor hen mogelijk is om in te loggen op het systeem dat jij voor ogen hebt. Voor dergelijke gehoste lokaal geïnstalleerde systemen is dit namelijk niet altijd vanzelfsprekend.

Inschakelen van een boekhouder

Wanneer is het meest geschikte moment om een boekhouder in te schakelen? Net als met de overstap van Excel naar een boekhoudpakket bestaat hier niet één geschikt moment voor. Ook hier is de timing afhankelijk van meerdere factoren. De volgende factoren kunnen van invloed zijn op je beslissing.

Complexiteit van je onderneming
Hoe complexer je onderneming is, hoe eerder je waarschijnlijk een boekhouder inschakelt. Bijvoorbeeld, een business-to-business groothandel die uitsluitend in- en verkoopt in Nederland, heeft een beduidend eenvoudigere administratie dan een projectorganisatie die importeert en exporteert buiten de EU en gebruikmaakt van (deels ingehuurd) personeel.

Kennis van administratie
Wanneer je kennis van administratie en belastingen als ondernemer goed en up-to-date is, zie je dat het langer duurt voordat je de boekhouding uitbesteedt. Het voeren van de administratie is dan immers vaak niet iets waar je tegenop kijkt. Het duurt dan langer voordat je het besluit zal nemen de boekhouding te gaan uitbesteden.

Focus van de ondernemer
Als ondernemer kun je er heel bewust voor kiezen om de focus op andere zaken dan de boekhouding te leggen. Je weet namelijk waar je krachten liggen en op het moment dat je weet dat deze meer bij bijvoorbeeld verkoopactiviteiten liggen dan bij het bijhouden van de boekhouding, zal je eerder geneigd zijn de boekhouding uit te besteden. 

Financiën
Een veelgehoord argument om de boekhouding uit te besteden zijn de bijkomende kosten. Het uitbesteden van je administratie kost namelijk geld, maar levert je aan de andere kant ook heel veel op. Meer hierover vertellen we in deze blog ‘Wanneer is het tijd om mijn boekhouding uit te besteden?’. Over het algemeen geldt dat hoe meer de ondernemer te besteden heeft, hoe eerder gekozen wordt voor het uitbesteden van de boekhouding.

Wil je samen met je boekhouder in je administratie werken? Stem dan de mogelijkheden af met je NOAB-adviseur. Zij hebben goed zicht op de boekhoudpakketten die voor jullie beide toegankelijk zijn zodat jullie samen in hetzelfde pakket kunnen werken.

NOAB-adviseur

Op verschillende momenten in bovenstaande processen is het verstandig om tijdig afstemming te zoeken met je NOAB-adviseur. Zij hebben veel ervaring met de inrichting van administraties, keuzes van boekhoudpakketten en andere belangrijke keuzes.

Twijfel je bijvoorbeeld over de keuze van een boekhoudpakket? Of wil je zeker weten dat je NOAB-adviseur over de inrichting van je administratie in de boekhouding? Neem dan contact op met je NOAB-adviseur.

Wil je deze white paper graag bewaren of printen? Download dan hier het PDF-bestand.

Dit bericht wordt verzorgd door NOAB. BASO is NOAB gecertificeerd.

7 maart 2018 | NOAB