Een bedrijfspand huren: waar moet je op letten?

Of je nu ruimte zoekt voor je voorraadopslag of op zoek bent naar een kantoorpand voor jou en je medewerkers: bij het huren van je eerste pand als ondernemer komt altijd veel kijken. In deze blog behandelen we de aandachtspunten wanneer je op het punt staat een pand te gaan huren.

Op verschillende gebieden zijn er zaken waar je rekening mee dient te houden. We gaan achtereenvolgens in op financiële, fiscale en tenslotte juridische aspecten van een pand huren.

Financiële aspecten

Het eerste aspect ten aanzien van het huren van een pand dat we in deze blog behandelen, zijn de financiële aspecten, onder te verdelen in het onderhandelen van een huurprijs, huurverhogingen en redelijke huurprijzen.

Tips voor het onderhandelen van een lagere huurprijs
Omdat je een huurovereenkomst voor een lange tijd aangaat, doe je er goed aan om vooraf zo goed mogelijk te onderhandelen over de huurprijs. Iedere besparing die je nu namelijk doet werkt de komende 5 of 10 jaar door in je cijfers.

Tip 1: Bepaal je maximale budget
Voordat je op zoek gaat naar een bedrijfsruimte, is het verstandig om je maximale budget te bepalen. Doe je dit niet, is de kans groot dat je tijdens je zoektocht wordt overrompeld door je droompand, dat (ver) boven je budget ligt.

Over het algemeen wordt gesteld dat je huisvestingslasten rond de 10 tot 15 procent van je omzet dienen te liggen. Voor toplocaties kan dat stijgen tot maximaal 20 procent. Kom je boven dit percentage uit, dan is de kans te groot dat je onderaan de streep verlies gaat maken.

Tip 2: Zoek een particuliere verhuurder
Grotere vastgoedbedrijven hebben vaak een flinke macht en zullen niet snel willen onderhandelen over een lagere huurprijs. Een lagere huurprijs zorgt tevens in de boekhouding van het vastgoedbedrijf voor een lagere waarde van de panden, dit zullen ze daarom niet eenvoudig doen.

Particuliere of kleinere verhuurders hebben deze ‘problemen’ niet en zijn daarom sneller bereid om met je mee te denken en staan meer open voor onderhandelingen.

Tip 3: Maak duidelijke afspraken
Op verschillende gebieden is het handig om duidelijke afspraken te maken met de verhuurder om financiële misverstanden te voorkomen:

Staat van oplevering bij aangaan van huurovereenkomst: maak duidelijke afspraken over de inrichting van het pand. Wanneer je niet rekent op inrichtingskosten en je ziet bij oplevering dat er geen enkele kast staat, is dit een grote financiële tegenvaller.
Staat van oplevering bij opzeggen van huurovereenkomst: maak ook duidelijke afspraken over hoe het pand eruit moet zien wanneer je het verlaat. Opruimingskosten of schilderkosten kunnen flink duur uitpakken wanneer je hier niet op gerekend hebt.
Huurprijs inclusief of exclusief btw, zie tevens bovengenoemde fiscale aspecten over btw.
Indexatie van de huurprijs: bij veel overeenkomsten wordt uitgegaan van een jaarlijkse indexatie volgens CBS-indexatiecijfers. Zorg ervoor dat dit ook vastligt in de overeenkomst.

Huurverhogingen

Een verhuurder staat het vrij om een huurprijs te bepalen (artikel 7:290 BW, zie onderstaand in deze blog voor een verdere uitleg van deze wetsartikelen). Maar heb je eenmaal een overeenkomst getekend, dan mag de verhuurder geen substantiële huurverhogingen doorvoeren.

Vaak wordt gesproken van een jaarlijkse indexatie. Bij de huur van panden is dit echter, in tegenstelling tot de huur van woonruimtes, een contractueel recht en geen wettelijk recht. Dit houdt in dat alleen sprake kan zijn van een jaarlijkse indexatie wanneer dit in de huurovereenkomst is opgenomen. Het is hierbij gebruikelijk om de CBS-indexatie te hanteren.

Huurverhogingen kunnen verder alleen worden doorgevoerd met wederzijdse instemming van beide partijen. In de praktijk worden vaak overeenkomsten gesloten voor twee periodes van vijf jaar, waarbij na iedere periode van vijf jaar bij de kantonrechter door één van beide partijen een huurprijsherziening kan worden aangevraagd.

Een schappelijke huurprijs

Ga goed voorbereid op pad wanneer je een pand gaat huren. Zo is het verstandig om vooraf onderzoek te doen naar een schappelijke huurprijs. Deze huurprijs is afhankelijk van verschillende factoren, denk bijvoorbeeld aan:

Soort pand (winkelruimte, horeca, kantoorpand);
Locatie (zichtlocatie, centrum, stad, dorp, bereikbaarheid, etc);
Servicekosten;
Btw (zie tevens onderstaand inzake de fiscale aspecten);
Isolatiewaarde;
Bedrijfsverzamelpand;
Duur overeenkomst.

Doe marktonderzoek online om na te gaan wat een gemiddelde huurprijs per m2 is waarbij je bovenstaande factoren meeneemt. Houd er rekening mee dat een verhuurder vaak de huurprijs exclusief servicekosten en exclusief btw zal adverteren.

Servicekosten
Let op: Let ook op de servicekosten. Samen met de verhuurder kun je afspreken op welke manier je dit gaat betalen. Hiervoor bestaan de volgende mogelijkheden:

Betaling van een vast bedrag per periode (per maand, per kwartaal, per jaar);
Betaling van een voorschot met eindverrekening; of
Nabetaling op basis van daadwerkelijk gemaakte kosten.

Zorg dat deze bepalingen omtrent de servicekosten ook vast komt te liggen in de huurovereenkomst.

Let op: Huur je in een bedrijfsverzamelgebouw? Zorg dan dat de berekening en verdeling van de gemaakte kosten duidelijk is en ook is opgenomen in de overeenkomst.

Eindafrekening
Met de verhuurder kun je ook afspraken maken over de betaling van de eindafrekening. In sommige gevallen wordt een eindafrekening pas opgemaakt na einde van de eerste huurperiode, vaak vijf jaar. In dat geval zijn de bedragen flink opgelopen en kan dit voor een grote postenkost zorgen.

Bovendien is het veel lastiger voor jou als ondernemer om over een dergelijk lange periode een berekening te controleren en na te gaan of de verhuurder de juiste kosten heeft opgenomen.

Aan te raden is het daarom om ieder jaar een eindafrekening op te laten stellen die na ieder kalenderjaar zal worden verstrekt. Geef tevens aan dat je deze eindafrekening zo specifiek mogelijk wilt. Op deze manier kun je de gemaakte kosten beter controleren en eventueel de verdeling van de kosten over de verschillende huurders bij bijvoorbeeld een bedrijfsverzamelgebouw.

Fiscale aspecten

De Belastingdienst geeft aan dat je alle kosten die je voor je bedrijfspand maakt, mag aftrekken van de opbrengsten van je onderneming.

Denk bijvoorbeeld aan kosten als:

Huur;
Energiekosten;
Schoonmaakkosten;
Verzekeringskosten;
Inrichtingskosten;
Kastruimte, zoals kasten zelf, maar ook andere opbergmogelijkheden zoals stellages.

Btw bij huur pand
De eerste belastingsoort die we in deze blog behandelen, is de btw. Ook voor de btw gelden een aantal belangrijke aspecten om rekening mee te houden, die gelden voor iedere ondernemer die een pand gaat huren.

Over het algemeen geldt dat je over de huur van je bedrijfsruimte geen btw hoeft te betalen. Je kunt met de verhuurder echter wel afspraken maken dat hij wel btw in rekening brengt. Wanneer je besluit om dit te doen, geeft de Belastingdienst aan dat de volgende zaken in de huurovereenkomst opgenomen dienen te worden:

Aangeven dat de huur belast is met btw;
Datum van ingaan van de belaste huur;
Verklaring van jou als ondernemer dat je de btw over de huur van het pand voor minimaal 90% kunt aftrekken als voorbelasting (dat wil zeggen dat je het pand voor minimaal 90% dient te gebruiken voor met btw belaste activiteiten. Heb je bijvoorbeeld een onderwijsinstelling die volledig btw vrijgesteld is, dan kom je hier niet voor in aanmerking). Hierop geldt een uitzondering voor werkgeversorganisaties, makelaars, reisbureaus of Arbodiensten, in dat geval is het percentage 70%;
Omschrijving van het pand met gegevens uit het kadaster;
Datum waarop het boekjaar van je onderneming begint (in het merendeel van de gevallen zal dat zijn 1 januari 201X).

Deze overeenkomst dient te worden ondertekend door zowel je verhuurder als jezelf.

Mogelijke voordelen voor jou als huurder om te kiezen voor btw-belaste huur:

De huur is lager, omdat je de voorbelasting mag aftrekken en de verhuurder de btw niet hoeft door te berekenen in de huur;
Ook de btw op onderhoudskosten die de verhuurder maakt zijn aftrekbaar, hierdoor hoeft de verhuurder dit niet door te berekenen aan jou als huurder;
De btw die je betaalt, kun je gewoon terugvragen in je btw-aangifte.

Voor het aftrekken van de kosten die je maakt ten aanzien van het pand, geldt het volgende: wanneer je gebruikmaakt van bovenstaande overeenkomst, dien je de kosten exclusief btw af te trekken van je opbrengsten. Maak je hier geen gebruik van, dan kun je de kosten inclusief btw aftrekken.

NB: Wanneer je als ZZP-er een stuk van je woning gebruikt als kantoorruimte, gelden andere regels, zowel op fiscaal als juridisch gebied, hier komen we in een latere blog op terug.

Juridische aspecten

Binnen de wet worden alle gebouwde onroerende zaken onderverdeeld in woonruime en niet-woonruimte. Deze niet-woonruimte wordt vervolgens weer onderverdeeld in de volgende twee wetsartikelen:

Artikel 7:290 BW
De wet geeft aan dat onder artikel 7:290 BW bedrijfsruimte valt:

Een pand huurt of verhuurt dat bestemd is voor de uitoefening van een kleinhandelsbedrijf, een restaurant-, café- of ambachtsbedrijf, een afhaal- of besteldienst;
Een pand huurt of verhuurt dat bestemd is voor de uitoefening van een hotelbedrijf;
Een pand huurt of verhuurt dat bestemd is voor de uitoefening van een kampeerbedrijf.

Daarnaast is het van belang dat in het pand een ruimte aanwezig is die toegankelijk is voor klanten en waar goederen of diensten rechtstreeks geleverd kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan een winkel, restaurant, café of afhaaldienst.

Artikel 7:230a BW
Alle ‘overige’ gevallen van bedrijfsruimte, anders dan in artikel 7:290 BW genoemd, vallen onder artikel 7:230a BW. Dit is bijvoorbeeld kantoorruimte (bijvoorbeeld als je een eigen kantoorruimte huurt als ZZP-er), maar ook opslagruimte voor goederen van een webwinkel. Belangrijk verschil is hierbij dat een publiekelijk toegankelijke ruimte of een ruimte waar goederen of diensten geleverd kunnen worden, ontbreekt.

Onderscheid bedrijfsruimte

Het onderscheid tussen een 290- en een 230a-bedrijfsruimte is van belang in verband met:

Regels in verband met opzegging en beëindiging van de huurovereenkomst;
Huurbescherming, vergelijkbaar met de bescherming van huurders van een woonruimte.

In de wet is aangegeven wanneer een bedrijfsruimte valt onder artikel 7:290 BW en dit is dwingend, je mag hier niet van afwijken. Past je onderneming niet binnen de definities zoals vermeld in artikel 7:290 BW, dan val je automatisch in artikel 7:230a BW.

Het belangrijkste onderdeel van artikel 7:290 BW bedrijven betreft de plaatsgebondenheid. Voor het voortbestaan van dergelijke ondernemingen geldt dat ze afhankelijk zijn van de locatie en het publiek. Denk bijvoorbeeld aan een café of kledingwinkel. Hieronder volgt een opsomming van bedrijven die wettelijk gezien vallen onder artikel 7:290 BW:

Kleinhandelsbedrijf, bijvoorbeeld detailhandel.
Ambachtsbedrijf, bijvoorbeeld schoonheidssalons, fotostudio’s of meubelmakerij.
Afhaal- en besteldienst, bijvoorbeeld koeriersbedrijf.
Restaurant- of cafébedrijf, horecabedrijven zijn inbegrepen, maar een bar in de sportschool of kantine in een kantoorgebouw bijvoorbeeld niet.
Hotelbedrijf, met als kenmerk dat logies niet voor lange tijd verstrekt worden, zo valt een kamerverhuurbedrijf hier weer niet onder.
Kampeerbedrijf, grond die wordt verhuurd met als bestemming kampeergrond.

Omdat de plaatsgebondenheid van bovenstaande bedrijven zo belangrijk is, is er meer huurbescherming opgenomen in deze overeenkomsten. Opzegging mag bijvoorbeeld alleen schriftelijk plaatsvinden, met een opzegtermijn van 12 maanden. Bovendien worden dergelijke huurovereenkomsten aangegaan voor een periode van 5 jaar, gevolgd door een periode van nogmaals 5 jaar. Tegen het einde van de eerste periode van 5 jaar kan de verhuurder de huur alleen opzeggen op grond van ‘dringend eigen gebruik’ en ‘slecht huurderschap’. Wanneer de verhuurder de overeenkomst wil opzeggen tegen het einde van de tweede periode van 5 jaar, kan dit vanwege de volgende redenen:

Algemene belangenafweging;
Verwezenlijken van een geldend bestemmingsplan;
Niet instemmen met een redelijk aanbod tot het aangaan van een nieuwe huurovereenkomst.

Voor de huurder gelden trouwens geen opzeggingsgronden waaraan hij dient te voldoen.

Vragen

Heb je vragen of hulp nodig bij het aangaan van een huurovereenkomst? Stem deze dan af met je NOAB-adviseur.

Dit bericht wordt verzorgd door NOAB. BASO is NOAB gecertificeerd.

2 maart 2018 | NOAB